De synergie van contractbeheer
Contractbeheer en contractmanagement functioneren als twee essentiële elementen van de natuur. Ze zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden, net zoals in een tuin de bodem, planten en verzorging een geïntegreerd geheel vormen. Er is geen contractmanagement zonder contractbeheer, maar ook geen effectief contractbeheer zonder een heldere visie op contractmanagement.
Stroom van informatie
Contractinformatie kan worden gezien als de voeding die, vanuit de aarde, via de stengels naar de nerven van de bladeren van een plant beweegt. In organisaties legt contractbeheer deze informatie vast en maakt het toegankelijk. Zonder kennis van welke contracten er zijn, waarover ze gaan en wie de betrokken partijen zijn, is contractmanagement net zo onmogelijk als gras laten groeien zonder de juiste bodem, water en zonlicht.
Het werkt ook andersom
- De aard van het contractbeheer is sterk afhankelijk van de visie en de staat van contractmanagement in de organisatie.
- Het is vergelijkbaar met hoe een tuinier zijn aanpak aanpast aan de specifieke behoeften van verschillende planten in zijn tuin.
- Het vastleggen van basisgegevens is universeel nuttig, zoals het water geven van planten.
- Andere aspecten zijn alleen relevant wanneer er vanuit contractmanagement of andere disciplines iets mee gedaan wordt.
De juiste instrumenten kiezen
Bij het kiezen van contractbeheer tooling is het belangrijk een duidelijke visie op contractmanagement te hebben. De tooling kan worden gezien als de bodem en het wortelstelsel van de tuin – fundamenteel voor het gehele ecosysteem.
In de praktijk kan dit variëren van een eenvoudig Excel-overzicht tot geavanceerde AI-systemen gekoppeld aan dashboards of andere ICT-systemen
De keuze hangt af van hoe de organisatie haar contracten, en dus haar relaties, wil laten groeien en bloeien en op welke onderwerpen men wil sturen.
Een effectieve aanpak:
- Begin waar de meeste 'voeding' zit - daar waar mensen echt enthousiast zijn over het onderwerp of waar om een andere reden veel energie op zit.
- Houd rekening met toekomstige uitbreidingsmogelijkheden en onderzoek of deze haalbaar zijn met de gekozen oplossing.
- Ga niet klakkeloos aan de slag met data verzamelen maar blijf aandacht houden voor wat er nodig is, hoe belangrijk volledigheid is etc.
- Realiseer je dat de plek in de organisatie waar informatie nodig is enorm kan verschillen van de plek waar de informatie gehaald kan worden. Verbinden en afstemmen zijn daarmee belangrijke kwaliteiten voor contractbeheer
Door regelmatig in en uit te zoomen, net als in de natuur, kan onnodige frictie en verspilde energie worden voorkomen. Zo ontstaat een bloeiend ecosysteem van contracten en relaties, vergelijkbaar met een goed onderhouden en productieve tuin.
Het werkt ook andersom
- De aard van het contractbeheer is sterk afhankelijk van de visie en de staat van contractmanagement in de organisatie.
- Het is vergelijkbaar met hoe een tuinier zijn aanpak aanpast aan de specifieke behoeften van verschillende planten in zijn tuin.
- Het vastleggen van basisgegevens is universeel nuttig, zoals het water geven van planten.
- Andere aspecten zijn alleen relevant wanneer er vanuit contractmanagement of andere disciplines iets mee gedaan wordt.
De juiste instrumenten kiezen
Bij het kiezen van contractbeheer tooling is het belangrijk een duidelijke visie op contractmanagement te hebben. De tooling kan worden gezien als de bodem en het wortelstelsel van de tuin – fundamenteel voor het gehele ecosysteem.
In de praktijk kan dit variëren van:
- Een eenvoudig Excel-overzicht
- Tot geavanceerde AI-systemen gekoppeld aan andere ICT-systemen
De keuze hangt af van hoe de organisatie haar contracten, en dus haar relaties, wil laten groeien en bloeien en op welke onderwerpen men wil sturen.
Een effectieve aanpak:
- Begin waar de meeste 'voeding' zit - daar waar mensen echt enthousiast zijn over het onderwerp.
- Houd rekening met toekomstige uitbreidingsmogelijkheden en onderzoek of deze haalbaar zijn. Door deze natuurlijke benadering van contractbeheer en
- management toe te passen, kunnen organisaties de samenwerking in de hele keten verbeteren.
Door regelmatig in en uit te zoomen, net als in de natuur, kan onnodige frictie en verspilde energie worden voorkomen. Zo ontstaat een bloeiend ecosysteem van contracten en relaties, vergelijkbaar met een goed onderhouden en productieve tuin.